MP-LaserCalclasercalc.pl

Instrukcja obsługi

Zakładka Dane firmy

Tu wpisujesz dane swojej firmy, które program drukuje na ofercie PDF i wstawia do wiadomości e-mail z ofertą. Zakładka ma dwie karty, Dane firmy i E-mail, a nad nimi przycisk Zapisz ustawienia. Zmiany działają od razu, także w PDF zapisanym chwilę później, ale na dysk trafiają dopiero po kliknięciu tego przycisku. Jeśli zamkniesz program bez zapisu, przy następnym uruchomieniu wrócą poprzednie dane.

Dane firmy

Wpisz nazwę firmy, NIP, kod pocztowy z miejscowością, ulicę z numerem, adres dodatkowy i numer konta bankowego. Program drukuje je na ofercie w bloku danych firmy, a numer konta w miejscu, które układ PDF przewiduje na dane banku. Adres dodatkowy to drugi wiersz adresu, np. „budynek B” albo numer hali, gdy sama ulica nie wystarcza.

Kliknij pole z logo albo przeciągnij na nie plik PNG lub JPG. Przycisk Wczytaj logo… również otwiera wybór pliku z dysku. Program zapisuje logo od razu po wczytaniu, bez klikania Zapisz ustawienia, i drukuje je w elemencie Logo układu PDF. Po podmianie logo sprawdź podgląd wydruku, czy znak dobrze mieści się w swojej ramce.

Ustawienia oferty

  • Stawka VAT (%) — domyślnie 23. Program dolicza VAT do kwoty brutto w podsumowaniu oferty, gdy układ PDF ma tabelę podsumowania. Nowa stawka obowiązuje w ofertach zapisanych po zmianie, bo PDF-ów, które już leżą na dysku, program nie przelicza.
  • Ważność oferty (dni) — domyślnie 30. Program dodaje tę liczbę dni do daty oferty i drukuje datę, do której cena obowiązuje.
  • Automatycznie kopiuj pliki z wyceny — przy zapisie oferty program kopiuje do jej folderu, obok PDF, pliki źródłowe detali, np. DXF. Wyłącz tę opcję, jeśli w folderze oferty ma zostać tylko dokument dla klienta, bez plików CAD.

Foldery zapisu

Folder 1 (główny) to katalog, w którym program zakłada foldery klientów. Przy każdym zapisie oferty tworzy w nim ścieżkę Folder 1\Firma NIP\numer-miesiąc-rok\ i zapisuje tam PDF, plik wyceny oraz, przy włączonym kopiowaniu, pliki DXF. Wskaż katalog nadrzędny dla wszystkich klientów, a nie folder jednej firmy, i wybierz miejsce, w którym masz prawo zapisu, np. D:\Klienci (do Program Files program nie zapisze).

Folder 2 (kopie) jest opcjonalny. Program wkłada do niego dodatkową kopię samego PDF, wszystkie oferty razem, bez podziału na firmy, więc dobrze sprawdza się jako archiwum na dysku sieciowym. Gdy pole zostawisz puste, kopia nie powstaje.

Ścieżkę wskazujesz przyciskiem Wybierz… przy polu, bo ręcznie nie da się jej wpisać. Znak zapytania przy nagłówku Foldery zapisu otwiera krótkie objaśnienie tej sekcji.

Uwaga. Ustaw Folder 1, zanim zaczniesz pierwszą wycenę. Bez niego program nie doda pozycji do wyceny ani nie zapisze PDF. Lista zapisanych wycen przy kliencie też korzysta z tego katalogu, więc po wskazaniu innego folderu nie zobaczysz tam starszych ofert.

Informacje na PDF

Tekst z pola Dodatkowe informacje program drukuje na każdej ofercie. Wpisz tu to, co powtarza się we wszystkich ofertach, np. termin realizacji, warunki płatności albo informację o materiale powierzonym. Tekst obowiązuje, dopóki go nie zmienisz. Uwagę, która dotyczy tylko jednej firmy, zapisz w notatce klienta albo dopisz w treści e-maila do tej wyceny. Pamiętaj, że notatka klienta nie drukuje się na PDF, więc jeśli klient ma ją przeczytać, umieść ją w e-mailu.

Szablon e-mail

Na karcie E-mail ustawiasz temat i treść wiadomości, z którą wysyłasz ofertę. Treść piszesz w edytorze z formatowaniem. Przycisk Wstaw przykładowy szablon wstawia gotowy list z podpisem, który potem dopasujesz do swojej firmy; jeśli w polach był już tekst, program najpierw zapyta, czy go zastąpić.

W temacie i treści możesz użyć pól w nawiasach klamrowych. Przy wysyłce program wstawi w ich miejsce dane z wyceny:

  • {Klient} — nazwa klienta z wyceny,
  • {NumerOferty} — numer oferty,
  • {DataOferty} — data oferty,
  • {Firma} — nazwa Twojej firmy z tej zakładki,
  • {EmailKlienta} — adres e-mail z karty klienta.

Nazwę pola wpisz razem z nawiasami klamrowymi (wielkość liter nie ma znaczenia), bo bez nich zostanie w wiadomości jako zwykły tekst. Po zmianach kliknij Zapisz ustawienia u góry albo pod edytorem. Ten przycisk zapisuje jednocześnie dane firmy, szablon i ustawienia poczty.

Plik .eml

Gdy zaznaczysz Twórz plik .eml na dysku po wygenerowaniu oferty, program przy zapisie oferty zapisze w jej folderze gotową wiadomość z tematem i treścią z szablonu oraz z PDF w załączniku. Otwierasz ją w swoim programie pocztowym i wysyłasz stamtąd, więc nie potrzebujesz do tego ustawień SMTP. Wiadomość powstaje tylko wtedy, gdy klient ma na karcie adres e-mail. Jeśli wysyłasz oferty wyłącznie przez SMTP, możesz tę opcję wyłączyć, a PDF zapisze się tak samo.

Poczta SMTP

Sekcja Poczta wychodząca (SMTP) pozwala wysyłać oferty prosto z LaserCalc, bez otwierania programu pocztowego. Zaznacz Aktywuj wysyłkę SMTP i przepisz dane z ustawień swojej skrzynki:

  • Serwer SMTP — sam adres serwera, bez numeru portu, np. smtp.domena.pl,
  • Port (domyślnie 587) i opcja SSL / STARTTLS,
  • Użytkownik i Hasło — login i hasło do skrzynki,
  • Adres nadawcy i Nazwa nadawcy — to, co klient zobaczy w polu „Od”.

Adres serwera i port znajdziesz u swojego dostawcy poczty. Przy Gmailu i Microsoft 365 zwykle trzeba wygenerować hasło aplikacji, bo zwykłe hasło do skrzynki nie zadziała. Program przechowuje hasło zaszyfrowane, a po zapisie pole hasła jest puste — zostaw je puste, jeśli nie chcesz zmieniać hasła.

W polach DW (CC) przy ofercie i UDW (BCC) przy ofercie wpiszesz adresy, które mają dostawać kopię każdej oferty, np. kierownika sprzedaży. Opcja Kopia UDW do nadawcy dodaje Twój adres do ukrytej kopii, dzięki czemu każda wysłana oferta zostaje też w Twojej skrzynce.

Zanim wyślesz pierwszą ofertę, wpisz Adres testowy i kliknij Wyślij test. Program wyśle próbną wiadomość z danymi wpisanymi na ekranie, więc test zrobisz jeszcze przed zapisem. Ustawienia poczty zapisujesz przyciskiem Zapisz ustawienia poczty; zapisuje je też Zapisz ustawienia u góry zakładki. Potem ofertę wyślesz z menu Zapisz pliki w zakładce Projekt, poleceniem Zapisz pliki i wyślij e-mail albo Wyślij e-mail. Przed wysyłką program otwiera okno wiadomości, w którym możesz jeszcze poprawić odbiorcę, temat i treść.

Z tych samych ustawień korzystają powiadomienia z wycen on-line, więc osobnej skrzynki dla portalu nie konfigurujesz.

Historia wysyłek

Tabela Historia wysyłek pod ustawieniami poczty pokazuje ostatnie wiadomości wysłane przez SMTP: oferty, wiadomości testowe, powiadomienia z wycen on-line i zgłoszenia uwag. Przy każdej widać datę, status, typ, odbiorcę, temat i komunikat, a przy nieudanej wysyłce opis błędu z serwera. Listę odświeżasz przyciskiem Odśwież.

Jeśli wiadomość nie dochodzi, kliknij najpierw Wyślij test, sprawdź login i hasło (przy Gmailu i Microsoft 365 hasło aplikacji) oraz to, czy klient ma na karcie adres e-mail. Plik .eml i historia wysyłek to dwie osobne rzeczy: plik .eml program zapisuje na dysku niezależnie od SMTP, a do historii trafiają tylko wysyłki przez SMTP, także te nieudane.