Instrukcja obsługi

Zakładka Wyceny on-line

Wyceny on-line pozwalają klientom wysyłać zapytania przez stronę internetową, na którą wgrywają pliki DXF albo DWG, a LaserCalc wycenia je za Ciebie i odsyła ofertę PDF. To usługa dodatkowa, bez której program normalnie liczy oferty. Do jej działania potrzebujesz wykupionego portalu, czyli strony wycen dla Twojej firmy, oraz programu MP-Sync, który w tle przenosi zapytania ze strony na Twój komputer. Komputer z MP-Sync musi być włączony i połączony z internetem, bo tylko wtedy zapytania docierają do programu, dlatego najlepiej przeznaczyć na to maszynę pracującą bez przerwy.

Zakładkę włączasz w O programie przełącznikiem Wyceny WWW. Ma ona dwie karty: Ustawienia i Powiadomienia.

Uwaga. W bieżącej wersji programu wyceny on-line są w przygotowaniu: przełącznik w O programie pokazuje komunikat, że funkcja zostanie udostępniona w najbliższych wersjach, i jeszcze nie włącza zakładki.

Czym jest ta zakładka

Klient podaje na stronie dane firmy, materiał, ilość i plik. MP-Sync zapisuje takie zapytanie w folderze jobs, a LaserCalc co kilka sekund sprawdza ten folder i liczy wycenę Twoimi stawkami i materiałami. Gotowa oferta PDF wraca przez MP-Sync na stronę. Gdy automat nie może sam dokończyć wyceny, zatrzymuje zapytanie na karcie Do zatwierdzenia, a gdy coś uniemożliwia wycenę, np. brak materiału w bazie, zgłasza błąd.

Automat wycenia zapytania po kolei, po jednym. Na czas wyceny odkłada na bok wycenę, którą masz otwartą w Projekcie, a potem ją przywraca, więc nie stracisz rozpoczętej pracy. Klienta z zapytania szuka w kartotece po adresie e-mail albo NIP, a nowego dopisuje do kartoteki Klienci online.

W nagłówku karty Automat wycen on-line widać, czy MP-Sync działa: zielony znacznik „Program MP-Sync jest włączony” albo migający czerwony „Program MP-Sync jest wyłączony”. Gdy MP-Sync nie działa, strona może przyjąć zapytanie, ale nie dotrze ono do LaserCalc, dlatego najpierw uruchom MP-Sync.

Automat wycen

Włącz automat wyceny — gdy jest włączony, LaserCalc sam pobiera nowe zapytania z folderu. Po wyłączeniu zapytania czekają w folderze i zostaną wycenione, gdy włączysz automat z powrotem.
Interwał (s) — co ile sekund program sprawdza folder, od 2 do 120 sekund (domyślnie 5). Krótszy odstęp szybciej podejmuje zapytania, a dłuższy mniej obciąża komputer.
Folder jobs (MP-Sync) — folder, do którego MP-Sync zapisuje zapytania ze strony; wskażesz go przyciskiem Przeglądaj. Musi to być ten sam folder, który jest ustawiony w MP-Sync, bo inaczej zapytania trafią w jedno miejsce, a LaserCalc będzie sprawdzał inne.
DXF automatycznie i DWG automatycznie — decydują, które pliki automat może wycenić i wysłać klientowi bez Twojego udziału. Gdy wyłączysz format, każde zapytanie z takim plikiem trafi na kartę Do zatwierdzenia i będzie czekać, aż ktoś je sprawdzi. Czerwony wykrzyknik przy wyłączonym formacie przypomina, że klient czeka, a według komunikatu programu zapytanie znika ze strony po 2 dniach.

Ustawienia zapisują się od razu po zmianie, a przycisk Zapisz zapisuje je jeszcze raz w całości. Na dole zakładki jest Log kolejki, w którym kolejne linie pokazują, jakie zapytanie przyszło, co zostało wycenione, czy wyszedł e-mail i na czym automat się zatrzymał. Gdy oferta nie powstaje, zacznij od przeczytania logu, bo zwykle podaje on przyczynę.

Wycena i zapis

Zapis do katalogu klienta (Folder 1) — oprócz wysłania PDF na stronę zapisuje ofertę w folderze klienta, w osobnym podfolderze oferty: PDF, plik wyceny i krótką notkę z numerem i datą zapytania. Folder 1 ustawiasz w danych firmy. Bez niego PDF trafi tylko na stronę, a log o tym poinformuje.
Usuwaj stare wyceny klientów online — kasuje foldery ofert starsze niż liczba dni podana w polu Kasuj wyceny starsze niż (dni) (domyślnie 90). Dotyczy to tylko klientów z kartoteki Klienci online w Folderze 1. Program usuwa PDF i plik wyceny, a karty klientów i foldery klientów dodanych ręcznie zostawia.
Stosuj KOPC (koszt operacyjny cięcia) — dolicza do wyceny jednorazowy koszt uruchomienia cięcia. Gdy opcja jest wyłączona, oferta z portalu nie zawiera tego kosztu.
Doliczaj automatycznie koszty wysyłki — dolicza koszt paczki wyliczony według kosztów wysyłki i pokazuje go w podsumowaniu PDF.
Stosuj malowanie z WWW — bierze rodzaj malowania wybrany przez klienta na stronie, a cenę za metr kwadratowy z Twojej bazy. Jeśli takiego rodzaju nie ma w bazie, zapytanie trafi na kartę Do zatwierdzenia, więc malowanie nie zostanie po cichu wycenione na 0 zł.
Wydruk PDF — wybiera wzór z układu PDF, w którym powstaje oferta dla klienta. Domyślna pozycja „Aktywny wydruk z zakładki Układ PDF” bierze ten sam wzór, który jest aktywny przy ręcznym zapisie. Możesz też wskazać inny, osobny wzór dla ofert z portalu.
Tryb powierzchni — powierzchnia jako prostokąt, jako kwadrat albo powierzchnia rzeczywista. Od tego wyboru zależy, ile blachy wejdzie w cenę. Tryb zapisuje się też w ofercie klienta w kartotece.
Linie gięcia WWW: pomijaj w cięciu — odcinki, które klient oznaczył na stronie jako gięcie, liczą się tylko w koszcie gięcia, a nie w długości cięcia lasera. Gdy wyłączysz tę opcję, te same odcinki wejdą zarówno do cięcia, jak i do gięcia.

Pod opcjami widać bieżący stan automatu, np. „Automat wyłączony.”, „Czeka na zatwierdzenie” z numerem zapytania albo „Gotowe” po wysłaniu oferty.

Uwaga. Automat liczy według stawek i materiałów zapisanych w Twoim programie, bo klient na stronie nie ustawia ani Twojej roboczogodziny, ani ceny blachy. Zanim włączysz automat, przejdź szybki start. Materiału, którego nie ma w bazie, automat nie wyceni i zgłosi błąd, a zerowe stawki dadzą klientowi zaniżoną ofertę.

Do zatwierdzenia

Automat zatrzymuje zapytanie do sprawdzenia, gdy:

przyszedł plik DXF albo DWG, a dany format ma wyłączoną opcję „automatycznie”;
przyszedł plik STEP, STP albo IGS, którego automat nie wycenia;
klient zamówił spawanie albo zamówił gięcie, ale nie zaznaczył na stronie linii gięcia;
przy włączonym malowaniu z WWW wybranego rodzaju malowania nie ma w bazie.

Na górze karty Ustawienia pojawia się wtedy blok Do zatwierdzenia z numerem zapytania, firmą i adresem e-mail klienta, powodem zatrzymania oraz tabelą z plikami, materiałem, ilością i wartością, a pod nią sumą. Jednocześnie w prawym górnym rogu okna programu wyświetla się komunikat „Wycena WWW do akceptacji”, widoczny także na innych zakładkach. Dopóki zapytanie czeka na decyzję, automat nie bierze kolejnych, więc nie odkładaj jej zbyt długo.

Zatwierdź — tworzy PDF i wysyła go na stronę, zapisuje kopię w folderze klienta (jeśli ta opcja jest włączona) i wysyła e-mail z ofertą. Jeśli wycena nie ma jeszcze żadnej pozycji, np. przy pliku STEP, program jej nie zatwierdzi, tylko poprosi w logu o wycenę w Projekcie.
Odrzuć — kończy zapytanie bez oferty i oznacza je jako odrzucone. Gdy powiadomienie „Błąd / odrzucenie” jest włączone, klient dostaje o tym e-mail.
Otwórz w Projekcie — wczytuje wycenę z zapytania do zakładki Projekt razem z klientem. Tam poprawisz warstwy, gięcie, materiał albo cenę, a potem wrócisz na Wyceny on-line i klikniesz Zatwierdź, a karta pokaże już poprawione pozycje. Twoja wcześniejsza wycena z Projektu wróci po zatwierdzeniu albo odrzuceniu zapytania.

Jeśli klient zamówił na stronie gięcie lub spawanie, nad tabelą pojawi się żółte pole Gięcie / spawanie z WWW z opisem tych operacji. Przeczytaj je przed zatwierdzeniem i sprawdź, czy linie gięcia i spawania są uwzględnione w wycenie.

Powiadomienia

E-maile do klientów wychodzą ze skrzynki ustawionej w poczcie w danych firmy, więc w tej zakładce nie konfigurujesz osobnej poczty. Karta Powiadomienia ma trzy wzory wiadomości, każdy z własnym włącznikiem, tematem i treścią:

Przyjęcie zapytania — potwierdzenie, że zapytanie dotarło. Wychodzi, gdy automat zaczyna wycenę, jeśli włączysz Wysyłaj przy starcie wyceny.
Oferta gotowa — wiadomość z ofertą PDF w załączniku, wysyłana po zatwierdzeniu albo od razu po wycenie automatycznej (Wysyłaj z załącznikiem PDF).
Błąd / odrzucenie — wiadomość wysyłana, gdy automat nie może wycenić zapytania albo gdy klikniesz Odrzuć (Wysyłaj przy błędzie automatu lub odrzuceniu).

W temacie i treści możesz użyć pól {firma}, {numer}, {email}, {uwagi} (uwagi klienta z formularza) i {blad} (opis błędu), które program przy wysyłce zastępuje danymi z zapytania. Treść edytujesz w edytorze z formatowaniem. Po zmianie treści kliknij Zapisz powiadomienie, bo bez tego zmiany nie zostaną zapisane. Wyłączony wzór nie wychodzi, ale wycena powstaje normalnie.

Wiadomość trafia na adres e-mail podany przez klienta w zapytaniu i wychodzi tylko wtedy, gdy klient zgodził się na formularzu na kontakt e-mailowy. Jeśli zgody albo adresu brakuje, program pomija wiadomość i odnotowuje to w logu. Gdy poczta w danych firmy nie jest skonfigurowana, powiadomienia też nie wyjdą, dlatego zanim włączysz automat, sprawdź pocztę przyciskiem Wyślij test w danych firmy.