Instrukcja obsługi

Zakładka Układ PDF

W zakładce Układ PDF ustalasz, jak wygląda oferta, którą zapisujesz z Projektu. Pozycje, klient i kwoty pochodzą z wyceny, więc tutaj decydujesz tylko o wyglądzie kartki: gdzie stoi logo i dane firmy, gdzie zaczyna się tabela i czy klient zobaczy rysunki detali. Możesz przygotować kilka takich wzorów, np. osobny dla stałych klientów, i wybierać je przy zapisie oferty.

Podgląd strony

Środek ekranu to kartka A4 z ramkami elementów, wypełnionymi danymi bieżącej wyceny. Kliknij ramkę, żeby ją zaznaczyć, a potem przeciągnij ją w inne miejsce albo zmień jej rozmiar. Lista Wydruk na pasku u góry pokazuje zapisane wzory oferty. Każdy z nich to osobny wygląd kartki, a nie osobna wycena, więc ten sam wzór posłuży Ci do wszystkich ofert.

Przełącznik Widok ma dwie pozycje. W trybie Edycja układasz ramki na jednej kartce. Podgląd składa prawdziwy PDF z bieżącej wyceny i pokazuje go w osobnym oknie „Podgląd PDF”, razem z kolejnymi stronami i przyciskiem Drukuj. Dopiero tam widać, jak tabela przechodzi na następne strony i gdzie lądują rysunki. Zanim ocenisz wygląd, dodaj w Projekcie choć jedną pozycję, bo na pustej wycenie nie sprawdzisz, czy kolumny tabeli się mieszczą.

Przycisk Strona 1 (Ctrl+0) dopasowuje kartkę do okna, a lista Zoom przybliża ją od 25 do 200%. Powiększenie działa tylko na ekranie, dlatego na wydruku elementy mają takie wymiary, jakie wpiszesz w milimetrach.

Elementy układu

Po lewej stronie, w panelu Elementy do dodania, elementy są podzielone na grupy: Dane firmy, Klient i oferta, Tabele i rysunki, Koszty szczegółowe oraz Stopka. Element wstawisz na kartkę dwuklikiem, przeciągnięciem albo przyciskiem Dodaj na stronę. Gdy zatrzymasz kursor nad nazwą, zobaczysz krótki opis elementu.

Najczęściej używane elementy:

Logo, Nazwa firmy, Dane firmy, Adres firmy, Ulica firmy, NIP firmy i Bank firmy biorą treść z danych firmy. Jeśli dane firmy są puste, na PDF zostanie puste miejsce. Blok Dane firmy zawiera od razu nazwę, adres, NIP i bank, więc zwykle wystarczy zamiast osobnych pól.
Dane klienta pochodzą z klienta wybranego w wycenie: firma, osoba kontaktowa, adres i NIP. Bez wybranego klienta ten blok jest pusty.
Numer oferty, Parametry oferty (numer, data i termin ważności) oraz Numer strony („Strona 1/3”) program uzupełnia sam przy każdym zapisie.
Tabela pozycji zawiera wiersze oferty i sama przechodzi na kolejne strony, gdy detali przybywa. Gdy ją zaznaczysz, przyciskiem Kolumny albo Edytuj kolumny tabeli… zaznaczysz, które kolumny mają być widoczne, oraz ustawisz ich kolejność, szerokość w procentach i nagłówki. Odznaczona kolumna znika tylko z wydruku, a dane w wycenie zostają. Pola Wiersz i Nagł. to wysokość wiersza i nagłówka w milimetrach. Wiersz ma stałą wysokość, więc tekst, który się w nim nie mieści, zostanie ucięty.
Rysunki detali to galeria podglądów wszystkich pozycji, osobna od tabeli. W polu Kol. ustawisz od 1 do 6 rysunków w rzędzie, a w polu Rys. bok rysunku w milimetrach. Przy wielu kolumnach rysunek nie będzie szerszy niż kolumna. Pola LP i Nazwa pliku decydują, co stoi pod rysunkiem. Długą nazwę program skraca do jednej linii, zastępując jej środek wielokropkiem. Ramka galerii wydłuża się sama i przesuwa w dół elementy, które stoją pod nią.
Podsumowanie to tabela z kwotą netto, VAT i brutto. Stawkę VAT program bierze z danych firmy, a przyciskiem Wiersze podsumowania… wybierzesz, które wiersze mają być widoczne.
Materiał oraz pola z grupy Koszty szczegółowe (np. koszt materiału, wbić, cięcia, gazu, gięcia albo sumy całej wyceny) to pojedyncze wartości. Przydają się, gdy chcesz pokazać klientowi wybrane kwoty bez pełnej tabeli.
Uwagi to tekst z pola na PDF w danych firmy, np. termin realizacji i warunki płatności. Długie uwagi program drukuje w całości, w razie potrzeby na osobnych stronach.
Zdjęcie to dodatkowy obraz z pliku (np. PNG albo JPG), niezależny od logo. Plik wskazujesz przyciskiem Plik… we właściwościach.
Znak wodny to krótki tekst drukowany na każdej stronie, domyślnie dopisek „Wygenerowano w programie LaserCalc”. Jego treść zmienisz we właściwościach elementu.
Własny tekst i Własna tabela służą do treści, której nie ma w gotowych polach.

Gdy zaznaczysz element, w panelu Właściwości elementu po prawej ustawisz jego sekcję, położenie i rozmiar w milimetrach (X, Y, Szer., Wys.), czcionkę, wyrównanie, kolor oraz ramkę. Elementy z sekcji Nagłówek i Stopka powtarzają się na każdej stronie w tym samym miejscu, dlatego tam warto umieścić logo i numer strony. Jeśli odznaczysz Widoczny, element zostanie w układzie, ale nie wydrukuje się na PDF, więc później włączysz go z powrotem bez układania kartki od nowa. Przyciski Duplikuj i Usuń kopiują albo kasują zaznaczony element.

Opcja Zakotwicz trzyma element w miejscu, w którym go ustawisz. Dopiero gdy tabela, podsumowanie albo rysunki urosną i na niego najadą, element przesuwa się tuż pod nie, dzięki czemu nic się nie nakłada. Element bez kotwicy przesuwa się w dół razem z rosnącą tabelą, więc nie zostaje nad nim pusta przerwa. Tak samo wygląda to w podglądzie i na wydruku.

Opcja Powielaj decyduje, czy element powtarza się na kolejnych stronach. Jest domyślnie włączona, więc dotychczasowe układy drukują się bez zmian. Gdy wyłączysz ją przy elemencie nad tabelą, np. przy danych klienta i dostawcy, element zostanie tylko na pierwszej stronie, a na następnych tabela zacznie się wyżej i zmieści więcej pozycji. Przy elemencie pod tabelą, np. uwagach na dole strony, włączona opcja powtarza go na każdej stronie tabeli i rysunków, a tabela i rysunki kończą się nad nim. Wyłączona zostawia go tylko na ostatniej stronie tabeli. Opcja nie dotyczy tabeli pozycji, podsumowania ani rysunków detali, bo one układają się na stronach same.

Na wydruku najpierw jest cała tabela pozycji z podsumowaniem, potem rysunki detali, a na końcu uwagi. Podsumowanie „RAZEM BRUTTO” pojawia się zawsze raz, pod ostatnim wierszem tabeli.

Tokeny

Token to pole oferty, które program podmienia przy każdym zapisie PDF, np. {OfferNumber} (numer oferty), {ClientCompany} (nazwa klienta), {OfferDate} (data) albo {TotalBruttoValue} (suma brutto). Dzięki tokenom ten sam układ pasuje do każdej oferty, bo numer, data, klient i kwoty uzupełniają się same. Kwota wpisana ręcznie zostałaby taka sama na każdej następnej ofercie.

Token wstawisz w treści własnego tekstu przyciskiem Wstaw pole oferty…. Otworzy się lista z wyszukiwarką, podzielona na grupy Firma, Klient, Oferta, Ceny, Koszty i Wycena. Kliknięty token trafi tam, gdzie stoi kursor.

W szablonie wiadomości e-mail działają inne znaczniki, np. {Klient} i {NumerOferty}. Na wydruku PDF program ich nie podmieni, dlatego na kartce używaj tylko pól z listy Wstaw pole oferty….

Własna tabela

Własna tabela przydaje się do informacji, które na każdej ofercie wyglądają tak samo, np. terminu realizacji, warunków płatności albo zastrzeżenia, że rysunki są poglądowe. Może mieć dowolną liczbę wierszy i kolumn, a w komórce może stać zwykły tekst albo token. Zaznacz tabelę i kliknij Edytuj komórki tabeli…. W edytorze dodasz lub usuniesz wiersze i kolumny przyciskami + wiersz, - wiersz, + kolumna i - kolumna, a gotową wartość wstawisz do komórki z listy Baza wartości przyciskiem Wstaw z bazy do komórki.

Do pozycji wyceny służy osobny element Tabela pozycji, więc nie buduj ich we własnej tabeli. Tabela pozycji sama dopisuje kolejne detale i przenosi je na następne strony.

Dostępne przyciski

Wydruk — lista zapisanych wzorów. Wybrany wzór edytujesz i to on staje się aktywny dla nowych ofert. Gdy przełączysz wzór, program sam zapisze zmiany w poprzednim.
Szablony — menu z poleceniami Nowy…, Zapisz jako…, Zmień nazwę… i Usuń… (więcej w części niżej).
Zapisz (Ctrl+S) — zapisuje bieżący wzór, a od tej chwili nowe oferty używają go przy zapisie. Jeśli przejdziesz do innej zakładki z niezapisanymi zmianami, program zapyta, czy je zapisać.
Edycja i Podgląd — przełączają między układaniem ramek a podglądem gotowego PDF w osobnym oknie.
Cofnij i Ponów (Ctrl+Z, Ctrl+Y) — cofają lub przywracają ostatnie zmiany w układzie.
Więcej — Siatka pomocnicza ułatwia równe ustawianie elementów, Linijka pozycji pokazuje przy kursorze położenie X/Y w milimetrach, a Logi diagnostyczne wydruku… opisują składanie stron PDF i przydają się przy zgłaszaniu problemu.
Strona 1 i Zoom — dopasowują kartkę do okna i zmieniają powiększenie na ekranie.

Część przycisków pojawia się we właściwościach dopiero po zaznaczeniu elementu: przy tabeli pozycji ustawienia kolumn, przy podsumowaniu wybór widocznych wierszy, przy własnej tabeli edytor komórek, a przy własnym tekście wstawianie pól oferty.

Szablony wydruku

Na początku program ma jeden wzór o nazwie „Domyślny wydruk”, który zawiera elementy potrzebne w zwykłej ofercie. Jeśli potrzebujesz innej wersji, np. z galerią rysunków dla klientów, którzy chcą zobaczyć obrys razem z ceną, otwórz Szablony i wybierz Zapisz jako…. Powstanie kopia bieżącego wzoru pod nową nazwą, którą zmienisz bez ruszania oryginału. Nowy… zaczyna wzór od domyślnego układu, a Zmień nazwę… zmienia tylko nazwę na liście.

Usuń… kasuje sam wzór kartki, a zapisane oferty i wyceny zostają. Program pyta o potwierdzenie i nie pozwoli usunąć ostatniego wzoru.

Gdy w Projekcie klikniesz Zapisz pliki, w oknie potwierdzenia zobaczysz listę Wydruk PDF z zaznaczonym aktywnym wzorem. Możesz tam wybrać inny wzór tylko dla tej oferty. Polecenie Zapisz pliki ▾ → Podgląd PDF tworzy PDF w aktywnym wzorze i otwiera go w przeglądarce PDF, ale niczego nie zapisuje w folderze klienta i nie zużywa numeru oferty, więc dobrze nadaje się do sprawdzenia nowego układu na prawdziwej wycenie.

Uwaga. Automat portalu używa wzoru wybranego na liście Wydruk PDF w zakładce Wyceny on-line. Domyślnie jest to aktywny wydruk z zakładki Układ PDF, ale jeśli wskażesz tam konkretny wzór, zmiana aktywnego wzoru nie wpłynie na oferty z portalu. Gdy PDF z portalu wygląda inaczej niż PDF zapisany ręcznie, sprawdź, który wzór jest wybrany w obu miejscach.